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采购管理

采购管理解决方案

企业从采购、生产、销售,到全面预算对一个迅速变化且无法预测的买方市场,只有把各种能力综合起来,才能在竞争中立于不败之地。为了提高核心竞争力,企业需要采取多种先进的制造技术和管理方法,并做出快速响应。而实现按期交货,满足客户需求,第一个环节就是采购。采购作为制造型企业生产经营活动的初始环节,是供应链企业之间传递需求信息的接口,实现供应链无缝链接,提高供应链企业的同步化运作效率的关键,直接影响着生产经营过程、企业业绩,并构成企业竞争力的重要方面。因此在企业逐渐重视供应链管理的今天,不得不研究新的采购管理模式,以适应新的条件下企业对采购管理的新要求。

采购作为企业运作的核心环节,具有举足轻重的地位。由于采购会直接影响供应渠道总物流活动的效率,更多的企业认识到需要在企业中建立起符合国际规范的管理模式、借助于现代化的计算机管理手段来不断提高自身的管理水平和企业的综合实力,使人在管理中的积极作用得到更好的发挥。

致远软件通过提供可视化的编辑工具——业务生成器(见前面章节介绍),可以实现轻量

级的采购流程管理,将采购管理中需要审批的流程加以体系化、电子化的落地,同时可将审批的数据按照企业自身的需要进行存储,并在后期通过统计查询模板的配置,为领导层提供直观的图形化数据统计,从而为其作出决策提供底层支撑。

致远协同办公平台提供的采购管理设计如下图:

1.1采购计划

一般而言,在采购之前首先要做制造、采购分析,以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。

在制造、采购分析中,主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较,并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务,或者不从外部采购而自行制造。

采购计划一般由供应部门(物控部)负责发起,评审流程则根据不同的企业有不同的管理制度。

由于致远协同办公平台拥有灵活直观的流程配置方式,因此可以满足企业的多种工作场景,支持串、并行,以及带条件的分支流程,可以协助企业实现管理制度的硬性落地。

未使用专业信息管理软件的企业可能需要多个岗位、多个部门去协调,电话邮件跟进等,对于所有相关的数据也不能进行统一管理,而专业的ERP软件则存在水土不服的情况,不能够完全符合企业的特色管理,而通过致远业务生成器则能利用较少的工作量搭建符合需要的业务应用流程,并可随时了解当前流程处理状况,掌握节点的处理延期等。

1.2供应商管理

伙伴关系已经成为了供应链企业之间合作的典范,因此,要充分体现供应链的管理思想,对供应商的管理就应集中在如何和供应商建立双赢的伙伴关系以及维护和保持这种关系上。好的供应商是供应链的关键环节,传统企业与供应商的关系是一种短期的、松散的、竞争对手关系,这样一来会出现价格上的波动、质量上的不稳定及供货期的不可靠现象,无法满足不断变化着的需求。因此必须建立起一套完整的选择与评价体系,为与供应商建立战略合作伙伴关系打下基础。

平台可为供应商信息建立底表,在该表格中设计与供应商相关的各种信息,在流程中产生的信息都可在流程审批完成后回写至该供应商底表中,从而实现供应商的准入,过程管理,及评价等流程以及信息的保存。

1.3比价管理

一般的企业会遵循以下流程:供应商开发/选择——>询价——>比价——>议价——>单价变更。

1.4采购订单管理

长期合作的购销双方中会有一份基本合同,称为框架协议。之后每次采购的具体信息就以订单为准。因此订单是合同的一个重要组成部分,具有法律效力。

在常规合同中包括订立合同双方的名称、地址、货物名称、数量、品质、交货时间、结算方式、双方的责任和义务、争议处置、合同生效和终止的条件等条款完整的文件,需要相关部门进行审批。

1.5质量检验

采购环节主要涉及来料品质检验,指对采购进来的原材料、部件或产品做品质确认和查核,即在供应商送原材料或部件时通过抽样的方式对产品进行检验,并最后做出判断该批产品是接收还是退换,即IQC(Incoming Quality Control)。

IQC是企业产品在生产前的第一个控制品质的关卡,如把不合格品放到制程中,则会导致制程或最终产品的不合格,造成巨大的损失。IQC不仅影响到公司最终产品的品质,还影响到各种直接或间接成本。

在制造业中,对产品品质有直接影响的通常为设计、来料、制程、储运四大主项,一般来说设计占25%,来料占50%,制程占20%,储运1%到5%。综上所述,来料检验对公司产品质量占压倒性的地位,所以要把来料品质控制升到一个战略性地位来对待。

来料检验

对供应厂商所送货物,按照验收检验(技术)标准,工作指示用最好的测量系统进行检验;

检验员的主要工作是来料检验,而IQC检验可简述为对外协、外购物料的全部或其主要特性参照该物料的相关标准进行确认;或对其是否符合使用要求进行确认的活动。检验员的职责就是严格按照有关的技术文件标准和物料操作指导书,按照操作指导书的指引,一步一步的完成各项操作,从而完成各种类型物料的检验,完成送检物料的合格与不合格的判定。

企业可将IQC过程中需要评审的内容在协同办公平台中实现。

处理物料质量问题

IQC还要对检验过程中发现的质量问题进行跟踪处理,以及生产和市场反馈的重大物料质量问题的跟踪处理,并在IQC内部建立预防措施等。

统计、反馈

统计来料接收、检验过程中的质量数据,以周报、月报形式反馈给相关部门,作为供应商的来料质量控制和管理的依据。

 
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关于致远

上海致远软件有限公司是北京致远协创软件授权的品牌加盟公司,属于北京致远在上海的服务机构,目前致远软件在全国设有35个分支机构,拥有1000多名员工,致远十三年一直专注协同管理软件产品的研发、营销、实施与服务,形成了从咨询,到产品技术和协同解决方案的全方位专业服务体系,被中国软件行业协会评为中国软件行业领军企业,是中国协同管理软件的开创者和领导者。

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